Pengalaman Menjadi Panitia Festival Pagustas 2019 di Lapangan Persera

SHARE PENGALAMAN MENJADI KETUA PANITIA
FESTIVAL PAGUSTAS U-10

السلام عليكم ورحمة الله وبركاته
الحمد لله والصلاة والسلام على رسول الله وعلى آله وصحبه أجمعين

Bismillahirrahmanirrahim, 

Disini Saya akan berbagi pengalaman menjadi Ketua Panita di dalam acara Festival Pagustas U-10 Tahun, Yang di selengarakan di Lapangan SSB Persera yang sudah di laksanakan pada tanggal 10 Maret 2019.

Pada awalnya jadwal dilaksanakan Festival yaitu tanggal 3 Maret 2019, dikarenakan Force Major (Hujan di Pagi hari) maka acara di undur menjadi tanggal 10 Maret 2019.

Sebenarnya di tanggal 3 Maret 2109 jam 7.00, 6-8 klub SSB sudah datang walaupun cuaca dalam keadaan gerimis, tapi karena hujan yang tidak rata di daerah tangsel banyak ssb yang memberikan info via pesan whatsapp bahwa tidak bisa datang karena hujan lebat di daerahnya.

Setelah ketua persera menghubungi ketua pagustas maka acara di undur minggu depan, bila acara di paksakan yang terjadi adalah Panitia akan rugi karena uang pendapatan dari tiap-tiap ssb akan jauh berkurang dan semua jadwal kompetisi akan banyak perubahan. Oleh karena itu acara di undur di mingu depan tangal 10 maret 2019.

Dikarenakan sudah beberapa SSB yang sudah datang, sebagai bentuk peduli kepada siswa-siswa ssb, panitia memutuskan untuk melakukan sparing pathner.

Seminggu kemudian di tanggal 10 maret 2019 Alhamdulillah acara berjalan dengan lancar sampai selesai.

A. Pembentukan Panitia

Dalam Rangka menyambut dan memeriahkan Festival Sepak Bola Pagustas Usia 10 Tahun bertempat di Lapangan Sepak Bola Persera Rawa Buntu, 

dengan rasa kepedulian dan bentuk tanggung jawab, kami dari para orang tua siswa dengan ini membentuk Panitia Festival Sepak Bola Pagustas U-10.

SUSUNAN PANITIA FESTIVAL SEPAK BOLA PAGUSTAS U-10 (2009-2010)LAPANGAN PERSERA RAWA BUNTU, SERPONG, TANGERANG SELATAN 15318

Tanggal pertandingan : 3 Maret 2019Lokasi Pertandingan : Lapangan Persera, Rawa BuntuPenasehat : Bapak Alex KomangPelindung dan Pembina : Bapak Yanto ThoyeKetua Panitia : Bapak IdhinkBendahara dan Pendaftaran : Ibu FenySeksi Acara : Bapak Messi, Bapak Bagas
Seksi Perlengkapan : Bapak Vino, Bapak Ahmad Addeni, Bapak RafaSeksi Pertandingan : Bapak Deden- Petugas Lapangan 1 :  - Petugas Lapangan 2 : - Petugas Lapangan 3 : - Petugas Lapangan 4 : Seksi Konsumsi : Mamah Azka, Ummi Faaza, DkkSeksi Kesehatan : Klinik Dr. RaniSeksi Pubdok : Bapak FarelSeksi Keamanan : Bapak Alank Seksi Parkir : Karang Taruna

Dan diharapkan kepada semua orang tua siswa untuk membantu memberikan support untuk tercapainya kegiatan ini.

Mengetahui,

Ketua Panitia Ketua SSB Persera Ketua Persera

(Idhink) (Gandil) (Yanto Thoye)

B. URAIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB

1)      PenasehatMemberikan nasehat untuk mencapai maksud dan tujuan organisasi, arah kebijakan, masukan, nasehat dan pertimbangan  - pertimbangan dalam suatu ide dan program  dalam pengembangan organisasi sesuai dengan  Visi Misi organisasi. 

2)      Pelindung dan PembinaMelindungi dan membina organisasi  untuk mencapai maksud dan tujuan organisasi dan berhak meminta pertangung jawaban dan laporan berkala 

3)      Ketua PanitiaBertanggungjawab terhadap semua kegiatan secara keseluruhan dan mampu memberikan keputusan, serta dapat bekerja sama dengan anggota. Memimpin semua panitia Festival Pagustas agar sesuai dengan visi dan misi dan semua rencana yang telah di tentukan, membuat detail konsep, melimpahkan tugas kepanitian dan menyetujui segala keputusan rapat Bersama.

4)      Bendahara dan PendaftaranBendahara adalah yang bertanggung jawab tentang jalannya keuangan, baik dalam pengadaan maupun pengeluaran yang sebelumnya sudah disetujui atau sudah diketahui oleh ketua panitia,  Dengan pembukuan jalannya keuangan yang teratur dan jelas disertai bukti - bukti pendapatan dan pengeluaran.

5)      Seksi Acara Memastikan semua kegiatan berjalan dengan yang sudah di sepakati Bersama.

4)      Seksi Perlengkapan Terdiri dari satu atau lebih yang bertugas menyiapkan tentang alat yang dibutuhkan, Ia bertanggung jawab segalanya yang berhubungan dengan petugas lapangan dan perlengkapannya agar pertandingan dapat berjalan dengan lancar, seperti dilapangan butuh tenda, bola, gawang, sound system dan kursi untuk penonton atau undangan.

5)      Seksi PertandinganBertugas menyiapkan tentang lapangan yang dipakai. Umpamanya lapangan yang harus dibuat atau digaris, garis untuk batas penonton dan sebagainya. Memperkirakan banyaknya wasit yang dibutuhkan dalam pertandingan tersebut, dan dapat menentukan untuk menurunkan wasit yang akan memimpin pertandingan termasuk petugas ball boy, penulis hasil pertandingan dan petugas lainnya yang berhubungan dengan wasit.

6)      Seksi KonsumsiKonsumsi adalah yang bertugas sebagai penyiapan makanan dan minuman untuk panitia dan pemain. 

7)      Seksi KesehatanTerdiri dari beberapa orang yang bertugas untuk membantu  bila dalam pertandingan ada terjadi kecelakaan. Petugas ini biasanya dipegang oleh perawat (P3K) dan dokter dan kadangkala dilengkapi dengan tandu dan ambulansnya.

8)      Seksi PubDokSeksi ini adalah sangat perlu untuk mempublikasikan  pertandingan, bagaimana bentuk spanduk dan dimana ditempatkan, kapan dan dimana pertandingan diadakan sehingga masyarakat dapat mengetahui bahwa adanya pertandingan. Di waktu pertandingan, seksi ini juga bertugas sebagai documenter atau fotografer, maksudnya ia bertanggung jawab dalam dokumentasi.

9)      Seksi Keamanan dan Lahan Parkir.Adalah petugas keamanan yang berfungsi menjaga kemungkinan terganggunya pertandingan, seksi ini bertanggung jawab untuk mengurus tentang keamanan dan ijin lahan parkir.

C. ASUMSI PERKIRAAN  PENDAPATAN DAN PENGELUARAN

A. PERKIRAAN PENDAPATAN

a. Biaya Pendaftaran Team :  

b. Bantuan dari Orang Tua Siswa :  

c. Sponsorship : 

TOTAL PENDAPATAN :  Rp 

B. PERKIRAAN PENGELUARAN

a. Biaya Wasit :  45.000 X banyak nya pertandingan

b. Biaya Beli Thropy 1,2,3,4 :  1.000.000

c. Biaya Beli Bola 1,2,3,4 :  4 Bola X 70.000 = 280.000

d. Biaya Potong Rumput :  200.000

e. Biaya Jasa pembuatan lapangan :  200.000

f. Biaya Sewa gawang :  200.000

g. Biaya Beli Kapur Garis :  200.000 

h. Biaya Beli Tali Rapiah :    60.000

i. Biaya Beli 8 Bola :  8 Bola X 70.000 = 560.000

j. Biaya Sewa Tenda dan Kursi :  200.000

k. Biaya Sewa Sound System :  100.000

l. Biaya Spanduk :  300.000

m. Biaya Beli Air Mineral :  

n. Biaya Kue - Kue :  300.000

o. Biaya Seragam Panitia 2 Lusin :  1.400.000

P.    Biaya banner : 700.000

TOTAL PENGELUARAN :  Rp  

Ketua Panitia mempunya misi dan visi untuk meminimalkan pengeluaran, bermaksud bila ada kelebihan dana akan di gunakan untuk membeli perlengkapan SSB Persera. Insya Allah

C. WORK PLAN

KEGIATAN DUE DATE

1. Potong Rumput 23 Maret 2019

2. Pembuatan Lapangan 2 Maret 2019

3. Pemasangan Gawang 2 Maret 2019

4. Pembelian Trophy dan Bola 2 Maret 2019

5. Pemasangan Tenda, Sound System dan Kursi 2 Maret 2019

6. Pemasangan Spanduk 2 maret 2019

7. Pemasangan Umbul - Umbul 2 Maret 2019

Disini saya akan memberikan pokok - pokok dalam mempersiapkan acara tersebut :

1. Mengundang Orang Tua siswa untuk rapat pembentukan Panitia2. Persiapan pelaksanaan3. Perijinan kepada RT / RW / Karang Taruna / Kepala Sekolah (untuk tempat Parkir) dan Warga Sekitar
4. Tugas Pembuatan 4 Lapangan, sebaiknya bersedia untuk membayar tenaga khusus dalam pembuatan lapangan, pengapuran garis lapangan, gawang, jaring, bendera sudut. jangan mengharapkan kedatangan orang tua siswa untuk kerja bakti, karena orang tua siswa banyak yang datang pada hari H acara tersebut, lebih baik bayar ke orang minta selesai.
5. Pembuatan dan Penyebaran proposal paling minimal 1 bulan sebelum acara, karena pengajuan proposal ke perusahaan melalui online tertulis : minimal 1 bulan sebelum acara.
6. Undang Lurah, RW dan RT untuk datang mengisi sambutan di acara tersebut.
7.  Untuk meminimalkan pengeluaran ada beberapa yang bisa di ganti, seperti Baju Panitia di ganti dengan ID Card.
8. Yang perlu di pikirkan juga adalah kesangupan panitia untuk membeli barang-barang yang pembeliannya di awal, seperti : thropy, bola, banner, nasi box, baju panitia, Air Mineral. Untuk biaya wasit, sound system, tenaga pembuat lapangan, ball boy dll bisa di bayar setelah sudah ada uang pemasukan dari pendaftaran peserta.
9. Persiapkan Romphy bila di pertandigan menggunakan jersey dengan warna yang sama
10. Print Lapangan 1,2,3,4
11. Print Petunjuk Parkir
12. Print Petunjuk Panitia
13. Print Jadwal untuk semua peserta
14. Bikin bagan / Format Kompetisi
15. Beli makan untuk wasit16. Laporan Pemasukan dan Pengeluaran kepada orang tua siswa17. Penutupan Kepanitian.